Une bonne gestion des registres permet à tout moment d’avoir accès aux informations capitales en matière de conformité réglementaire pour l’entreprise.

Les registres, exigés par le Code du travail, sont tenus à la disposition des services de l’inspection du travail et de la Caisse Régionale d’Assurance Maladie, qui peuvent les consulter à tout moment lors de leurs visites.

Le registre de sécurité

Vérifications périodiques

Le registre de sécurité doit consigner les rapports d’intervention concernant les vérifications périodiques de tous les appareils ou machines qui doivent être vérifiés.
Articles L 4711-1 et suivants du Code du travail.

Ces vérifications peuvent être réalisées par une personne de l’entreprise compétente. Le chef d’entreprise s’engage alors à lui donner le droit d’effectuer ces vérifications. Cette compétence peut s’acquérir par l’expérience ou par des formations spécifiques délivrées par des organismes spécialisés. A la fin des formations, une attestation peut être remise au salarié, garantissant au chef d’entreprise la compétence de ce dernier.

Les vérifications peuvent également être faites par des sociétés extérieures spécialisées dans cette activité.

Dans tous les cas, la tenue d’un registre est obligatoire. Doivent y figurer : la qualité et l’adresse du vérificateur, la date de vérification, et les observations du vérificateur. Il est aussi souhaitable de classer dans ce registre l’ensemble des travaux effectués sur les machines, avec leur dates et le nom des intervenants.

L’employeur inscrit dans le registre :

  • l’identité de la personne (ou de l’organisme) chargé du contrôle ou de la vérification ;
  • l’identité de la personne qui les a effectués.
    Article D 4711-2 du Code du travail.

Registre unique

Dès lors que cela facilite la conservation et la consultation des informations en matière de sécurité, l’employeur peut rassembler en un registre unique de sécurité les attestations, consignes, résultats et rapports des vérifications et contrôles techniques de sécurité au travail que la loi lui impose en matière d’hygiène et de sécurité.
Article L 4711-5 du Code du travail

Ce registre est un outil qui facilite l’archivage et la lecture des données portant sur les contrôles techniques.

Conservation et communication

Les documents concernant les vérifications et les contrôles doivent être conservés 5 ans ; en tout état de cause, les documents relatifs aux deux derniers contrôles et vérifications doivent impérativement être conservés
Article D 4711-3 du Code du travail.

Ces documents doivent être communiqués aux membres des CHSCT aux délégués du personnel, au médecin du travail. Les inspecteurs du travail et les agents des services prévention des CRAM doivent pouvoir accéder à ce registre.

Article L 4711-4 du Code du travail.

Pénalités

L’employeur qui ne satisfait pas à son obligation de tenue et de conservation des documents de vérification et de contrôle au titre de l’hygiène et de la sécurité du travail – sous forme ou non de registre unique – est passible d’une peine d’amende prévue pour les contraventions de la quatrième classe, soit 750 euros.
Article R 4741-3 du Code du travail.

Les autres registres

Accidents du travail

Sous certaines conditions, la Caisse régionale d’assurance maladie du lieu d’implantation de l’établissement peut autoriser l’employeur à remplacer la déclaration des accidents n’entraînant ni arrêt de travail, ni soins médicaux par une inscription sur un registre.
Article L 441-4 du Code de la sécurité sociale.

Articles R 441-1 à R 441-4 du Code de la sécurité sociale.
Décret n° 85-1133 du 22 octobre 1985 relatif au registre de déclaration d’accidents du travail, JO du 26 octobre 1985.

Incendie

Le registre incendie doit consigner l’organisation à mettre en oeuvre en cas d’incendie ainsi que tous les exercices et vérifications ayant un rapport avec le risque incendie :

  • exercices d’évacuation des locaux,
  • exercices d’utilisation des extincteurs,
  • vérification des extincteurs, des RIA (robinets d’incendie armés), des trappes de désenfumage, ….
    Articles R 4227-37 et suivants du Code du travail.

Rapports techniques d’organismes

Les rapports techniques obligatoires (ascenseurs, installations électriques, éclairage, bruit…), émis par des organismes officiels reconnus compétents dans l’activité qu’exerce l’entreprise, sont consignés dans un registre.

Ce registre permet de constituer une base de données qui pourra répondre à de nombreuses interrogations lors de changements dans l’entreprise.