Les frais professionnels sont définis comme “des frais inhérents à la fonction” qui sont occasionnés directement par l’exercice de la profession dont les revenus sont imposables dans la catégorie des traitements et salaires. Ces frais sont déductibles du montant brut des rémunérations perçues.

La déduction s’opère normalement selon le mode forfaitaire, par la voie de la déduction de 10 %. Les contribuables concernés (salariés mais aussi gérants majoritaires, article 62 du Code général des impôts (CGI), gérants minoritaires ou égalitaires) peuvent toutefois, s’ils y ont intérêt, renoncer à cette déduction forfaitaire et demander la déduction des frais réels. Ce choix est réalisé individuellement et tous les ans par chaque membre du foyer fiscal. Il est tout à fait possible d’effectuer un choix différent l’année suivante. Toutefois, le fait que le montant de la déduction de 10 % soit inférieur à la déduction des frais réels ne veut pas forcément dire que cette dernière solution soit la plus avantageuse.

Choisir la déduction forfaitaire

La déduction forfaitaire de 10 %, prévue par l’article 83, 3° al. 2 à 4 du Code général des impôts (CGI), est calculée sur l’ensemble des revenus taxés suivant les règles des traitements et salaires (y compris, notamment, les allocations de chômage, indemnités journalières, etc.), après défalcation des cotisations sociales déductibles et, le cas échéant, des intérêts d’emprunts afférents à la souscription au capital de certaines sociétés

Le montant de cette déduction est compris entre un minimum et un plafond, revalorisés chaque année, qui s’appliquent distinctement à chaque membre du foyer fiscal.

Ainsi, pour l’imposition des revenus de 2014, le minimum de déduction est fixé à 426 €, sauf si la rémunération déclarée est inférieure, et son plafond à 12 157 €.

Frais couverts par la déduction forfaitaire de 10 %

La déduction forfaitaire de 10 % couvre les frais professionnels que le contribuable est amené à engager dans l’exercice de ses fonctions. Il s’agit notamment :

  • des frais de déplacement du domicile au lieu de travail ;
  • des frais supplémentaires habituels de restauration sur le lieu de travail ;
  • des frais de documentation technique personnelle et de mise à jour des connaissances nécessités par l’activité professionnelle.

Remboursement de frais par l’entreprise

Certaines dépenses professionnelles spéciales (frais liés aux déplacements professionnels), non couvertes par la déduction forfaitaire, sont admises en déduction si les dépenses en question :

  • ont un caractère professionnel ;
  • correspondent à des dépenses réelles ;
  • peuvent être justifiées ;
  • sont spécifiques (elles ne doivent pas être déjà couvertes par la déduction de 10 %).

Il est possible de renoncer à cette déduction forfaitaire pour opter pour le régime des frais réels.

Choisir les frais réels

Le régime des frais réels, prévu aux trois derniers alinéas du 3° de l’article 83 du CGI, permet de faire état des frais professionnels pour leur montant justifié.

Le contribuable aux frais réels doit, en contrepartie, ajouter à son revenu brut imposable la totalité des allocations, remboursements pour frais professionnels perçus et des indemnités pour frais spéciaux d’emploi versées par l’entreprise, quelle qu’en soit la forme. Il s’agit de toutes les indemnités versées par la société au salarié et qui sont liées à leurs frais professionnels. Par exemple, des avances ou des remboursements.

Les frais déductibles

Les frais susceptibles d’être déduits sont principalement :

  • les frais de transport du domicile au travail (transports en commun, voiture personnelle ou de fonction) ;
  • les frais de repas ;
  • les frais de double résidence ;
  • les frais vestimentaires (bleus de travail, blouses, chaussures spéciales, etc.) ;
  • les frais de formation, de documentation et de voyage ;
  • les frais de locaux professionnels ;
  • les frais d’informatique.

Conditions de déductibilité

Pour être déduites au titre d’une année, les dépenses exposées doivent respecter les deux conditions suivantes :

  • avoir un caractère professionnel : une dépense a un caractère professionnel lorsqu’elle est engagée dans le cadre de l’exercice de l’activité du contribuable en vue d’acquérir ou de conserver ses revenus ;
  • être justifiées : il convient de fournir la liste détaillée des frais réels (précisant leur nature et leur montant) et les pièces justificatives correspondantes afin de justifier que les frais déduits ont été effectivement payés au cours de l’année d’imposition considérée.

Cette justification impose de fournir la liste détaillée des frais en utilisant pour cela le cadre ” Autres renseignements ” de la déclaration de revenus (formulaire n° 2042) ou d’inscrire ces renseignements sur une feuille séparée jointe à la déclaration.

Le contribuable doit être en mesure de justifier les frais dont il demande la déduction. La loi ne précise pas quels justificatifs doivent être fournis. Mieux vaut donc conserver l’ensemble des document pendant 3 ans :

  • factures, attestations, billets d’avion, billets SNCF, reçus, tickets de caisse ;
  • éventuellement attestation patronale (liste des régions visitées, modes de transports, etc.).

A défaut de justification, si les frais semblent disproportionnés, l’administration fiscale peut limiter la déduction à 10 % du salaire (taux de la déduction forfaitaire).

En contrepartie de la déduction des frais réels, il convient d’ajouter au revenu brut imposable toutes les indemnités pour frais versées par la société (par exemple la participation de l’entreprise à l’achat de titres restaurant).

Option pour le régime

Le choix se fait en principe lors de la souscription de la déclaration d’ensemble des revenus (formulaire n° 2042) en inscrivant le montant de ces frais dans la case prévue à cet effet.

Il peut également être exercé par voie de réclamation formée dans le délai général fixé par l’article R 196-1 du Livre des procédures fiscales (LPF), c’est-à-dire au plus tard le 31 décembre de la deuxième année suivant celle de la mise en recouvrement de l’impôt, ou, si le contribuable a fait l’objet d’une procédure de redressement, dans le délai spécial prévu à l’article R 196-3 du même livre, c’est-à-dire au plus tard le 31 décembre de la troisième année, en principe, suivant celle au cours de laquelle est intervenue la notification du redressement.

Illustrations des principales catégories de frais réels

Les frais de transport domicile – lieu de travail

Les frais relatifs au trajet domicile – lieu de travail sont déductibles dès lors que celui-ci est considéré comme ” normal “. C’est-à-dire quand la distance n’excède pas 40 kilomètres. Soit 80 kilomètres aller-retour par jour de travail.

L’intégralité des frais de transport pourra être imputée à la condition de justifier de circonstances particulières :

  • la difficulté à trouver un travail à proximité du domicile en raison de l’emploi habituellement exercé ou encore d’un manque de qualification,
  • une mutation géographique imposée par l’employeur,
  • l’exercice d’une activité professionnelle par le conjoint, le concubin ou le partenaire d’un Pacs loin de son propre lieu de travail
  • ou encore scolarisation des enfants ou garde conjointe en cas de divorce, par exemple.

Quelle que soit la distance parcourue, un seul aller-retour quotidien est en principe retenu pour la déduction. Par exception, plusieurs voyages par jour peuvent s’imposer en raison de problèmes de santé du salarié ou de son entourage, de l’impossibilité de se restaurer près de son lieu de travail ou encore d’horaires de travail atypiques, répartis par exemple en début et en fin de journée.

Quels justificatifs fournir ?

En cas d’utilisation d’un véhicule personnel, la première solution consiste à effectuer un calcul forfaitaire des dépenses à l’aide du barème établi chaque année par l’administration fiscale, joint à la déclaration de revenus ; il s’agit d’appliquer le prix officiel aux kilomètres parcourus. Le barème tient compte de l’amortissement, primes d’assurances, frais de carburant, de réparation et d’entretien. Peuvent être ajoutés les frais de parking, les frais de péage d’autoroute. En pratique, à la déclaration de revenus, il convient de joindre la copie de l’attestation d’assurance ou du certificat d’immatriculation, ainsi qu’une note détaillée indiquant le véhicule utilisé, le trajet domicile – lieu de travail parcouru ainsi que le nombre de jours travaillés.

Autre option : produire toutes les factures d’entretien, de réparation, de carburant, d’assurance, etc. D’où la nécessité de les conserver. A ces dépenses, on ajoutera le montant de la dépréciation du véhicule. Pour calculer cette dernière, on retiendra, la première année, la différence entre le prix d’achat de l’automobile et sa valeur sur le marché de l’occasion au 31 décembre. Les années suivantes, on évaluera la dépréciation sur le marché de l’occasion entre le 1er janvier et le 31 décembre. S’il s’agit d’un véhicule loué via un crédit-bail, le montant des loyers versés viendra s’ajouter aux frais.

Attention : Les déductions opérées par les contribuables sont, à distance parcourue identique, plafonnées au niveau maximal autorisé par le barème forfaitaire susmentionné ce qui conduit à priver d’intérêt l’exercice de cette seconde option.

Les frais de repas

Une partie des frais de repas constitue une charge personnelle non déductible. En pratique, le montant imputable est égal à la différence entre la dépense réelle, le cas échéant limitée au montant au-delà duquel la dépense est considérée comme excessive, et la valeur d’un repas pris à domicile estimée forfaitairement.

Pour l’année 2015 : la valeur du repas pris à domicile est évaluée à 4,65 euros et le montant au-delà duquel la dépense est considérée comme excessive est fixé à 18,10 euros. Exemples :

  • pour un déjeuner au restaurant facturé 15,40 euros, le montant déductible s’élèvera à 10,75 euros (15,40 – 4,65 euros) ;
  • pour un déjeuner au restaurant facturé 32 euros, le montant admis en déduction sera de 13,45 euros (18,10 euros – 4,65 euros).

Quels justificatifs fournir ?

Si la facture ne peut être fournie, la part déductible peut être forfaitairement évaluée à 4,65 euros par repas pour 2015. Cette somme doit être diminuée de la participation de l’entreprise à l’achat des Tickets-Restaurant. En outre, le contribuable doit joindre une attestation de sa société certifiant qu’il ne dispose pas d’une cantine sur son lieu de travail ou qu’il n’est pas en mesure d’y prendre ses repas, par exemple en raison d’horaires de travail incompatibles avec le service du restaurant d’entreprise.

Les frais du travail à domicile

Un contribuable ne disposant pas de bureau dans l’entreprise peut déduire les frais occasionnés par l’utilisation d’une pièce de son domicile. S’il est locataire, il pourra déduire la part des charges locatives et du loyer correspondant à la pièce consacrée à son activité professionnelle. S’il est propriétaire, il lui sera impossible d’imputer un loyer fictif, mais il pourra prendre en compte une quote-part des intérêts d’emprunt. Parmi les autres dépenses pouvant être déduites, toujours au prorata de la surface utilisée, on citera les dépenses locatives, les charges de copropriété, les impôts locaux, les dépenses d’entretien, de réparation et d’amélioration.

Quels justificatifs fournir ?

Il faudra fournir une attestation de l’employeur justifiant l’absence de bureau sur le lieu de travail et joindre la copie des factures ou des quittances.