Durée de l’exercice social

Principe

L’article L. 123-12 du Code de commerce impose à toute personne, physique ou morale, ayant la qualité de commerçant :

  • de procéder à l’enregistrement comptable des mouvements affectant le patrimoine de l’entreprise ;
  • de contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l’existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l’entreprise ;
  • d’établir des comptes annuels à la clôture de l’exercice au vu des enregistrements comptables et de l’inventaire.

Il résulte de ce texte que la durée normale d’un exercice est de douze mois.

Exceptions

La durée peut, à titre exceptionnel, être inférieure ou supérieure à douze mois :

  • lors du premier exercice social ;
  • lors du dernier exercice social ;
  • au cours de la vie sociale à la suite d’une décision de modification de la date de clôture de l’exercice.
Attention : ces situations peuvent avoir, selon la périodicité retenue, des incidences fiscales.

Choix de la date de clôture

Le plus souvent, la date de clôture coïncide avec l’année civile mais ce n’est pas une obligation. En effet, dès lors que la durée est égale à un an, il est possible de clôturer l’exercice social à n’importe quel moment, même en cours de mois.

Toutefois, la périodicité doit être fixe ce qui signifie que les entreprises ne peuvent pas adopter une date variable (par exemple, le dernier vendredi du mois de décembre).

Certains facteurs doivent être pris en compte avant de déterminer la date de clôture des comptes. Ainsi, les entreprises qui font le plus gros de leur chiffre d’affaires pendant les fêtes de fin d’année ou celles dont l’activité est saisonnière (période estivale) n’ont pas intérêt à choisir le 31 décembre.

Modification des dates d’exercice social

Les dates d’ouverture et de clôture de l’exercice peuvent être modifiées au cours de la vie sociale. La durée de l’exercice en cours est alors prolongée ou réduite afin de permettre l’ajustement sur la nouvelle périodicité. Ce changement peut être permanent ou purement temporaire.

Attention : la modification apportée aux dates d’ouverture ou de clôture de l’exercice peut avoir un impact sur les mandats en cours, notamment dans les sociétés anonymes sur ceux des administrateurs, des membres du conseil de surveillance et des commissaires aux comptes.

Organe compétent

La décision relève de la compétence exclusive de l’assemblée générale extraordinaire des associés.

Conditions

La modification de la durée de l’exercice social est possible uniquement si la décision est prise avant l’expiration de l’exercice social en cours et, en cas de réduction de la durée de ce dernier, avant l’expiration de la nouvelle date choisie.

Par ailleurs, la prolongation de l’exercice social ne doit pas faire échec à l’obligation de réunir l’assemblée générale ordinaire au moins une fois par an.

Formalités de publicité

Quelle que soit la modification envisagée, la décision doit faire l’objet d’un dépôt au greffe du tribunal de commerce du lieu du siège social et, s’il s’agit d’une société par actions ou d’une société à responsabilité limitée, d’une inscription modificative au registre du commerce et des sociétés dans le mois de l’assemblée générale extraordinaire.

En revanche, il n’est pas nécessaire de procéder à une insertion dans un journal d’annonces légales (sauf si l’avis publié lors de la création de la société faisait mention de la date d’ouverture et/ou de clôture).

Pièces à fournir pour les formalités de publicité

  • deux exemplaires du procès-verbal d’assemblée certifiés conformes par le représentant légal ;
  • deux exemplaires des statuts mis à jour, datés et certifiés conformes par le représentant légal ;
  • un formulaire M2 ;
  • et, le cas échéant, une procuration en original du représentant légal au mandataire chargé d’effectuer les formalités requises.

La liste des pièces à fournir pouvant varier d’un greffe à l’autre, il est conseillé de prendre directement contact avec le greffe du Tribunal de commerce compétent.

Remarque : lorsque la modification est temporaire, c’est-à-dire qu’elle ne concerne que l’exercice en cours, certains greffes n’exigent pas une mise à jour des statuts.

Coût des formalités

Le coût des formalités est de l’ordre de 90 euros.